Dziś zajmiemy się tematem, który ma niebagatelne znaczenie dla odbioru całej naszej prezentacji. A konkretnie zajmiemy się tym, jak dobrze zakończyć swoją prezentację, dobrze zakończyć swoje wystąpienie, no i czego na tym końcu nie robić. Myślę, że to będzie bardzo ciekawy odcinek, a przede wszystkim bardzo merytoryczny i bardzo pomocny.
Zatem, nie przedłużając, zaczynajmy. Dlaczego ten temat ,uważam, jest tak ważny? Z wielu powodów. Myślę, że pierwszy z tych powodów to tzw. błędy poznawcze i to, jak my odbieramy prezentację. Czyli pamiętacie zapewne z poprzednich odcinków, że istnieje coś takiego jak efekt pierwszeństwa i efekt świeżości. I pomyślcie sobie, że ktoś prowadzi naprawdę dobrą prezentację, wszystko jest naprawdę dobrze i na końcu jakoś to psuje.
Na końcu jest takie wrażenie, że co? Już koniec? Tak się to skończyło? Jeśli nie ma dobrego zakończenia, to niestety ludzie wyjdą z pewnym niesmakiem, z pewnym poczuciem, że coś tam nie zagrało, mimo tego, że cała prezentacja była bardzo dobra. Więc chociażby patrząc na te błędy poznawcze, na te efekty psychologiczne, które my odczuwamy, bardzo ważne jest, żeby dobrze zakończyć, żeby mocno zakończyć. Bo ludzie, wychodząc z naszej prezentacji, będą pamiętali właśnie to, jak zakończyliśmy.
Druga sprawa to jest pewne poczucie domknięcia wątku, domknięcia tzw. figury. Czyli jeśli ktoś mówi, mówi, mówi i nie dokończy tego swojego wątku, nie dokończy całej wypowiedzi, to mamy tzw. otwartą pętlę. Czyli mamy takie poczucie, że no właśnie coś nie zostało domknięte i gdzieś to cały czas nam będzie wracało w głowie z takim poczuciem, że coś jest nie do końca ok. Dlatego tak ważne jest, żeby ten wątek domknąć.
Czyli jeśli jest to np. prezentacja typowo biznesowa, to ludzie mają poczucie ok, usłyszeliśmy pewne konkretne informacje, wiemy, co mamy zrobić, zakończyła się prezentacja, teraz jest czas na wdrożenie tego, na robotę, mówiąc zupełnie wprost. Więc to domknięcie figury jest również bardzo, bardzo ważne.
No i trzeci powód, który sobie tak przygotowałem w pewnym sensie patrząc na to, co się dzieje na szkoleniach, na konferencjach, na różnych wydarzeniach, że to zakończenie jest pewnego rodzaju taką wisienką na torcie. Czyli my oczekujemy w pewnym sensie, że to zakończenie będzie dobre, mocne, że będzie nam dawało pewnego rodzaju refleksję albo konkretne rozwiązanie, albo zostawi nas z czymś wartościowym. Więc już tak zupełnie po ludzku nie wchodząc w żadne teorie psychologiczne, dajmy to ludziom, bo ludzie po prostu tego potrzebują, oczekują, to robi im dobrze, mówiąc bardzo, bardzo kolokwialnie.
Wiemy już, dlaczego to zakończenie jest tak ważne. To przejdźmy zatem do sposobów, w jaki prezentację można zakończyć. No i oczywiście tutaj możemy tych sposobów znaleźć bardzo, bardzo wiele.
Natomiast takich naprawdę dobrych i takich, które możecie zastosować na co dzień, aż tak dużo w mojej ocenie nie ma. Ja powiem Wam o pięciu dość prostych sposobach, które jednocześnie bardzo dobrze się sprawdzają. No i sposób pierwszy.
1.Klamra kompozycyjna
Sposób pierwszy to jest tak zwana klamra kompozycyjna. Na czym ta klamra polega? Mówiąc najprościej, jak się da. Zaczynasz pewnym wątkiem, tezą, historią, statystyką, zdjęciem, czyli zaczynasz jakimś konkretem, prowadzisz całą swoją prezentację, wstęp, rozwinięcie i na samym końcu czy przed samym końcem kończysz z czymś bardzo podobnym, co było na początku.
Czyli znowu tą statystyką, tą historią, tym zdjęciem itd. Oczywiście to często nie jest jeden do jednego, ale po prostu wracasz do tego głównego wątku, wracasz do tego elementu i to powoduje w mózgach odbiorców takie poczucie właśnie domkniętej figury, bardzo ładnie spiętej w całość poprzez te dwa elementy, które pojawiają się i na początku i na końcu. To ,można powiedzieć, jest pewnego rodzaju taki majstersztyk, to jest informacja o tym, że ktoś bardzo rzetelnie do tego podszedł, no bo raczej nie zaimprowizujesz tego, trzeba to przygotować i jak to przygotujesz dobrze, to naprawdę robi to bardzo dobre wrażenie i ludzie nawet się na to łapią.
„O, bardzo podobne co było na początku i na końcu, o jakie to fajne”. Więc polecam Ci klamrę kompozycyjną. I teraz, jak tę klamrę możesz zastosować? Tę klamrę możesz zastosować znowu na różne sposoby, ale podam Ci taki przykład historii, która najprawdopodobniej nie jest prawdziwa, raczej jest miejską legendą, ale myślę, że jest całkiem fajna, więc pokrótce tę historię opowiem.
I teraz, jak brzmiała ta historia? Podobno było tak, że jak w czasach wyścigu kosmicznego Kennedy odwiedzał NASA, no to przez przypadek spotkał jakiegoś pana czy jakąś panią sprzątającą, który tam sobie zamiatał jakąś halę, no i Kennedy zapytał, „A co pan/ co pani tu robi?” No i ten człowiek odpowiedział, „no pomagam wysyłać ludzi w kosmos”. No i jak sądzę, jest to historia, która jest wymyślona, jest bardziej miejską legendą, ale fajnie pokazuje to, jak my możemy podchodzić do swojej pracy. Tak, możemy podchodzić do swojej pracy, no po prostu jestem tutaj, zamiatam halę, ale tak naprawdę wysyłam ludzi w kosmos.
I teraz wyobraźcie sobie, że ta historia, ta anegdotka jest na samym początku. Później idzie dość mocna narracja o tym, jak my podchodzimy do pracy. Czyli pokazuje podejście do naszej roli, do naszego wkładu, do tego, kim ja tak naprawdę się czuję w tej organizacji, w tej firmie, co ja tu robię.
No i idzie ta narracja, idzie ta narracja i można by zakończyć takim zdaniem: „W kontekście misji i poczucia sensu, z jakim poczuciem sensu, z jaką misją Ty jutro chwycisz za swoją miotłę, za swoją klawiaturę, za swoją kierownicę?” Albo, „a co Ty zrobisz dzisiaj, by wysłać kogoś w kosmos?” I oczywiście można, wiecie, tutaj wprowadzić milion iteracji, ale generalnie chodzi o to, że jeśli pokażemy fajną historię, na końcu dokończymy tą historią i zostawimy ludzi z dobrym pytaniem retorycznym albo pokażemy im, w którą stronę to może iść, to najprawdopodobniej to będzie bardzo dobre zakończenie i wybrzmi tym odbiorcom w głowach. No to przejdźmy do sposobu numer dwa.
2. Call to action
Sposób numer dwa to tak zwane staropolskie call to action, czyli wezwanie do działania. Wydaje się to dość oczywiste, dość proste, dość banalne, natomiast naprawdę kluczowe jest nie to, co jest na prezentacji, ale co się wydarzy po prezentacji. Czyli często tak jest, szczególnie w takich prezentacjach mocno biznesowych, że trzeba dać jasną wskazówkę, jasne wytyczne, co ludzie mają zrobić po mojej prezentacji na poziomie zachowania, refleksji i być może innych rzeczy.
I chcę Wam podać bardzo prosty przykład. I ten przykład może brzmieć tak: „Jeśli chcesz, żeby po tej Twojej prezentacji Twoje życie naprawdę się zmieniło, Twoje zdrowie naprawdę się zmieniło, to zrób trzy proste rzeczy. Zacznij codziennie się ruszać, zmień dietę na bardziej owocowo-warzywną i porzuć wszelkie nałogi, takie jak alkohol i papierosy. Te trzy rzeczy sprawią, że będziesz zdrowszy.”
No i zobaczcie. Bardzo proste, być może bez finezji, ale konkretnie ludzie wiedzą, co mają robić i jest dużo większe prawdopodobieństwo, że to po prostu zrobią. Tyle. I sposób trzeci.
3. Pytanie na koniec
Dobre pytanie na koniec. Najczęściej jest to dobre pytanie retoryczne. Pytanie, z którym zostawiasz słuchaczy w taki sposób, żeby one cały czas gdzieś w ich głowach sobie tam krążyły, żeby oni sobie zadawali to pytanie, żeby to pytanie im nie odpuszczało.
Rozumiecie, o co mi chodzi? Żeby to z nimi zostało. W związku z tym ważne jest, żeby to pytanie przemyśleć, żeby ono było adekwatne do całego mojego przesłania, przesłania całej mojej wypowiedzi. I wyobraźcie sobie, że mówię na przykład o podróżowaniu, o tanim podróżowaniu albo chcę pokazać, że podróże bardzo kształcą i wcale nie trzeba jechać na wyprawę za 20 tysięcy, tylko można samemu sobie coś zorganizować.
No i mógłbym o tym opowiadać, opowiadać, podawać świetne przykłady, no i zakończyć takim pytanie: „Zobaczyliście, jak można łatwo, tanio i w sposób ogromnie przyjemny poznawać świat. Pytanie, co Tobie stoi dziś na przeszkodzie, żebyś zaczął właśnie tak żyć?”
No i taki przykład. Być może można to zrobić dużo, dużo lepiej, ale chodzi o to, żeby ludzi zostawić z tym pytaniem. „Hej, no właśnie”, żebym ja sobie je zadał. „Czy coś stoi na przeszkodzie, żebym ja spróbował? Co takiego mi stoi na przeszkodzie?” W związku z tym to pytanie gdzieś będzie wracało do odbiorców i zwiększa prawdopodobieństwo, że ktoś na to pytanie odpowie albo zacznie szukać odpowiedzi. „No w zasadzie to aż tak dużo rzeczy nie stoi mi na przeszkodzie. Może warto zacząć to robić.” Taki jest cel tego pytania.
4. Inspirująca wizja przyszłości
Sposób numer cztery. Inspirująca wizja przyszłości.
To generalnie polega na tym, że pokazuję na samym końcu pewną wizję przyszłości, która jest bardzo prawdopodobna, która jest bardzo atrakcyjna i jest możliwa, jeśli ludzie być może wdrożą to, o czym ja mówiłem. I mogłoby to brzmieć tak w kontekście zespołu, w kontekście pracy w dużych organizacjach. „Wyobraźcie sobie zespół, w którym każdy czuje się słuchany. Poranne spotkania nie są przykrą koniecznością, a budowaniem relacji, inspiracją i źródłem energii. To jest w zasięgu ręki, w zasięgu Waszych rąk. Zróbmy to, bo możemy to zrobić.”
No i zobaczcie, że tutaj jest pewna wizja przeszłości plus pewnego rodzaju wezwanie do działania. Natomiast generalnie chodzi o to, żeby zbudować w głowach odbiorców mentalny obraz tego świata, tego idealistycznego często świata. Natomiast jeśli zrobimy to dobrze też na poziomie pracy głosem i generalnie pewnej spójności przekazu, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że to świetnie zadziała.
5. Anegdota albo historia z mocnym morałem
I punkt piąty, czyli anegdota albo historia z mocnym morałem. Wiecie, ludzie kochają historie, a przynajmniej te dobre historie, dlatego, jeśli krótka historia, może to być, wiecie, historia nieprawdziwa, może to być jakaś przypowieść, świetnie się wpasuje w kontekst Waszego przesłanie, to jak najbardziej ją zastosujcie.
Czyli jak by to mogło wyglądać? Prowadzicie swoją narrację, z tej narracji wynika bardzo jasne przesłanie i na końcu jest krótka historia, krótka anegdota, która jeszcze podbija to przesłanie, która jest oczywiście adekwatna i to przesłanie jest takie samo.
I wyobraźmy sobie, że mówię o wprowadzeniu zmian w życie. I opowiadam historię ucznia i mistrza, i jest taka historia, którą być może słyszeliście, ale ja powiem tylko o tym końcu. I generalnie końcówka tego brzmi tak. „Uczeń zapytał mistrza. Mistrzu, jak długo trzeba czekać na to, żeby coś się zmieniło? Mistrz spojrzał na swojego ucznia i powiedział tak. Jeśli chcesz tylko czekać, mój drogi, to bardzo długo. Jeśli macie dość czekania, dziś pokazałem Wam, jak zrobić pierwszy krok do zmiany.” I tak zgrabnie moglibyśmy sobie to zakończyć: Moi drodzy, pokazałem wam pięć sposobów na dobre zamknięcie swojej prezentacji.
Pozwólcie, że podsumuję, żeby było wam łatwiej to gdzieś w swoich głowach poukładać. Pierwszy sposób to klamra kompozycyjna, czyli podobnym elementem zaczynam, podobnym elementem kończę.
Drugi sposób to wezwanie do działania, czyli pokazanie uczestnikom, powiedzenie uczestnikom, co konkretnie mają zrobić, gdy moja prezentacja się skończy. Może to być jedna rzecz, mogą być dwie, mogą być trzy.
Trzeci sposób to jest pytanie na koniec. Dobre pytanie na koniec, najczęściej pytanie retoryczne, ale takie pytanie, które ma brzmieć, wybrzmiewać i dudnić w głowach naszym odbiorcom.
Czwarty sposób to inspirująca wizja z przyszłości, czyli kończę moją wypowiedź zbudowaniem mentalnego obrazu w głowie słuchaczy, oczywiście takiego obrazu, który chcieliby naprawdę widzieć, tak, żeby ich zmotywować do dążenia do tej rzeczywistości.
I piąty sposób, historia, anegdota, przypowieść, która jeszcze wzmacnia przesłanie całej mojej prezentacji, czyli na końcu opowiadam krótką historię, krótką przypowieść, z której wynika konkretny morał, który jest również morałem całej mojej prezentacji.
Zobaczcie pięć sposobów, praktycznie w każdej prezentacji do zastosowania, więc przetestujcie, sprawdźcie, jak u Was to może zadziałać.
Poznaliście pięć sposobów na zamknięcie prezentacji, ale obiecałem, że będzie jeszcze krótka informacja o tym, czego nie robić, no bo jest to równie ważne, żeby po prostu nie popełniać błędów.
6.Jakich błędów nie popełniać?
1. Nie przekraczaj wyznaczonego czasu
Pierwsza rzecz, trzymajmy się czasu, czyli mówiąc wprost, nie przeciągajmy naszego przemówienia, nie przeciągajmy naszej prezentacji. To mniej więcej, wiecie, jest tak, jak zapraszacie gości na kolację i w ogóle jest świetnie, wszyscy super się bawią, wy się świetnie bawicie, cieszycie się, że ci goście przyszli, no ale jest godzina 23, wiecie, wszystko już tak delikatnie się chyli ku końcowi, no i macie takie oczekiwanie, żeby oni już wyszli, a oni zostają, zostają, zostają, zostają, no i wreszcie zaczynacie się na nich troszeczkę denerwować, że no nie mają pewnej kultury i no nie chcą sobie już pójść.
No i trochę tak jest z prezentacjami, tak? Czyli jeśli ten prelegent, mówca przedłuża, przedłuża, przedłuża, to nie dość, że już się nudzicie, to macie takie poczucie, że zabiera Wam za dużo z Waszego życia, więc trzymajcie się czasu, nie przedłużajcie nigdy bez powodu swojej prezentacji. To jest oznaka szacunku dla odbiorców.
2. Pamiętaj o domknięciu figury
Drugi, drugi element, którego nie robi, drugi sposób, który jest zły, to fraza typu „no to by było na tyle, dzięki.” I najczęściej to ma miejsce w takiej sytuacji, że ktoś mówi, mówi, to jest nawet całkiem ciekawe, ludzie wchodzą w tą narrację, oczekują więcej, chcą, żeby to jakoś naturalnie płynęło i nagle ktoś mówi, to tyle, dziękuję. I wiecie, mamy takie poczucie, jakby w połowie filmu ktoś nam prąd wyłączył, więc tego też nie róbcie, bo to jest takie poczucie konsternacji, zdziwienia, o co się tutaj w ogóle wydarzyło, więc nie ucinajcie tego w taki sposób, no bo mamy poczucie niedomknięcia figury.
3.Nie stosuj kilku zakończeń
Trzeci błąd, czyli czego nie robić, to jest stosowanie kilku zakończeń. Często to dość widzę, że ktoś już mówi „to już kończąc”, po czym mówi, mówi, mówi, „no i kończąc”, po czym mówi, mówi, mówi, no i znowu, „no i kończąc”. Wiecie, jeśli to jest specjalny zabieg, żeby cały czas podtrzymywać uwagę, to okej, ale to też trzeba umieć dobrze zrobić, natomiast większość ludzi tego nie potrafi i ma po prostu trzy zakończenia. A to powoduje, że my mamy poczucie jakiegoś rozwodnienia, rozjechania tego, takie flaki z olejem się robią, więc albo kończycie, albo nie kończycie, mówiąc zupełnie wprost. Czyli jeśli chcecie, żeby to dobrze zabrzmiało, to zróbcie jedno konkretne zakończenie, a nie kilka zakończeń, bo ludzie po prostu będą skonfundowani, nie będą wiedzieli, co się wydarzyło i na pewno nie będą zadowoleni z tej prezentacji.
4.Nie przepraszaj
Kolejna rzecz, której warto nie robić, to przepraszanie. Czyli kończę moją prezentację i mówię, przepraszam Państwa bardzo, no nie wszystko mi się tu udało, nie wszystkie slajdy zadziałały, no tu chciałem zrobić inaczej, przepraszam, następnym razem będzie lepiej. Co to Wam robi? No wiecie, co to Wam robi. Zostawiacie ludzie z takim poczuciem, że to było słabe, kiepskie i sami sobie to robicie. W związku z tym nawet jak coś Wam nie poszło do końca, to pamiętajcie, że ludzie nie wszystko zauważą, nie wszystko będą też rozumieli albo po prostu nie będą wiedzieli, że miało być coś inaczej. Zostawcie to dla siebie, wyciągnijcie wnioski, następnym razem zróbcie lepiej, ale nie przepraszajcie za to, że żyjecie, nie przepraszajcie całego świata za to, że występowaliście, bo to Wam odbiera autorytet i siłę.
5.Nie kończ wypowiedzi sesją Q&A
I ostatnia rzecz, o której chcę Wam powiedzieć, której warto nie robić, czyli tu jest zakaz, to kończenie swojej wypowiedzi takim zdaniem, „czy są jakieś pytania?” albo po prostu sesją Q&A. I teraz, dlaczego to jest zły sposób? Ponieważ prowadzicie pewną narrację, ona ma jakieś swoje emocje, napięcie, ma jakiś swój cel i prowadzicie, prowadzicie, prowadzicie, prowadzicie i nagle są pytania i odpowiedzi i ludzie się odpalają, jest mnóstwo pytań i to wszystko się rozjeżdża, nikt już nie pamięta, co mówiliście, zaczyna się wrzawa, no i najczęściej ta sesja pytań i odpowiedzi nie ma podsumowania i się kończy. Tak jakbyście tej prezentacji nie prowadzili.
Dlatego, jeśli potrzebujecie zrobić sesję pytań i odpowiedzi, to zakończcie prezentację, niech to wszystko wybrzmi, niech będzie zakończone, a później jest blok pytań i odpowiedzi, to jest OK. Albo, jeśli chcecie to zorganizować inaczej, no to możecie rozpocząć swoją prezentację, idzie pewna narracja, później jest część na sesję pytań i odpowiedzi, później to zbieracie i podsumowujecie i jest zakończenie. To oczywiście jest trudniejsza wersja.
Natomiast ważne jest, żebyście zawsze Wy, jako osoba prowadząca, żebyście to wszystko domykali, bo jeśli zrobicie na końcu taką zwykłą, klasyczną sesję pytań i odpowiedzi, czy po prostu powiecie zapraszam do zadawania pytań, to gwarantuję Wam, że będzie taki chaos, bałagan i Wasza prezentacja nie wybrzmi tak, jak powinna. Weźcie to pod uwagę, bo to bardzo często widać w organizacjach, że tak się dzieje.
