Wyobraź sobie taką sytuację. Jesteś na konferencji. Sprawdzasz agendę, widzisz, że o godzinie 13:00 jest świetny panel dyskusyjny. Rezerwujesz sobie czas, idziesz na ten panel z dużym oczekiwaniem i z dużą radością. No i niestety mija trzecia, minuta, piąta, siódma, dziesiąta. Jesteś coraz bardziej sfrustrowany. A to dlatego, że mimo tego, że jest pięciu panelistów, to cały czas mówi tylko jedna osoba, czyli pierwszy panelista. No i nie dość, że mówi tylko on, to jeszcze średnio odpowiada na pytania, a bardziej mówi o sobie. Mijają jeszcze trzy minuty i totalnie sfrustrowany wychodzisz po prostu na przerwę.
Być może ta sytuacja wydarzyła się kiedyś u Ciebie, a być może wydaje Ci się troszeczkę przerysowana. Ale prawda jest taka, że doświadczenie mówi, że na większości konferencji, a być może nawet na wszystkich konferencjach, są panele dyskusyjne. I moje osobiste doświadczenie mówi mi, że są różnej jakości. Dlatego dziś postanowiłem zająć się właśnie tym tematem, czyli jak dobrze poprowadzić panel dyskusyjny.
I dowiesz się z tego odcinka, po pierwsze, jak przygotować się do tego panelu, jak prowadzić ten panel i jak radzić sobie w trudnych sytuacjach, na przykład w takich, kiedy jeden z panelistów mówi za dużo lub wręcz przeciwnie, czyli mówi za mało. Jeśli ten temat Cię interesuje, to nie ma co przedłużać. Zaczynajmy!
Treść merytoryczną tego odcinka, tak co do zasady, chciałem podzielić na dwie części. Pierwsza to jest przygotowanie, a druga część to prowadzenie. Ale jak to zwykle w życiu bywa, te części są dość płynne i jedna wpływa na drugą. Natomiast zacznijmy od tej części pierwszej, czyli od przygotowania.
I.PRZYGOTOWANIE DO PANELU
1.Ustal cel panelu
Od czego takie przygotowanie warto zacząć, jeśli Ty jesteś moderatorem/ moderatorką takiego panelu? Być może powtarzam to, jak mantrę w różnych odcinkach, ale dobrze byłoby zacząć od celu, czyli po co w ogóle ten panel jest. Z jakiego powodu my ten panel organizujemy i do jakiego miejsca chcemy dojść. I teraz to się może wydawać dość oczywiste, ale wcale takie nie jest.
Bo zobaczcie, moje doświadczenie mówi tak, że jeśli konferencja jest cykliczna, czyli załóżmy, że co roku jest dokładnie ta konferencja, to oczywiście organizatorzy cały czas wymyślają nowe sposoby, żeby było ciekawiej. A w związku z tym, często ten panel dyskusyjny jest takim, nie, że zapchaj dziurom, ale wszyscy robią panel, więc zróbmy panel. Czy my wiemy, po co on jest? Może nie do końca, ale fajnie będzie wyglądało na agendzie.
I teraz zobacz, jak to wpływa na Ciebie jako na moderatora. Jeśli nie wiesz, jaki jest cel, czyli gdzie macie zmierzać, to trudno Ci będzie przygotować dobre pytania. A jeśli ten cel masz, no to możesz tak zamoderować pytaniami, żeby dyskusja szła w konkretną stronę. W tą stronę, w którą Ty chcesz, żeby szła. I wiecie, w tym celu warto jeszcze zadbać o kilka innych rzeczy. O to, jakie są ramy czasowe i logistyka.
Czyli ilu panelistów mamy, ile czasu mamy na ten cały panel, no i gdzie on się będzie odbywał. I zobaczcie, jakie to jest ważne. Pierwsza rzecz, ilu tych panelistów jest. I tu jest dość proste liczenie. Jeśli mam pięć osób, czyli pięciu panelistów, plus do tego dochodzi jakieś otwarcie, sesja pytań i odpowiedzi, plus jeszcze ja jako moderator chcę coś powiedzieć, to przy tych pięciu panelistach, to tam realnie nam zostaje 35 minut na taką konkretną dyskusję. Czyli zobaczcie, że wychodzi nam po 7 minut na człowieka. To wcale nie jest dużo, a całość zajmie nam godzinę. No i z tego też wynika nam bardzo konkretna informacja, że panel powinien trwać tak maksymalnie do godziny. Taka, można powiedzieć, wartość rynkowa, czyli długość rynkowa, którą widzimy, to najczęściej jest 45 do 60 minut.
I tego bym się trzymał, bo to spowoduje, że Ty jako moderator możesz tym swobodnie zarządzić, ale też odbiorcy mogą w jakiś sposób lepiej utrzymać uwagę. Raczej dłuższych paneli się nie organizuje. I jeszcze do tego dochodzi właśnie ilość panelistów.
I powiedziałem o pięciu osobach i to już jest taki max. Świetnie, jeśli to są 3-4 osoby. Jeśli, wiecie, to będzie jedna osoba, to mamy wywiad.
Jeśli będą dwie osoby, to jeszcze jest tak trochę słaba, ale już 3-4 jest super. Natomiast powyżej pięciu, zobaczcie już jak mało czasu wtedy można przeznaczyć na każdego panelistę. Trochę się to robi bez sensu, bo jeśli panel trwa godzinę, a każdy ma mówić tylko przez dwie minuty, to dla samych panelistów to generalnie traci sens.
Więc wejście to pod uwagę, planując swój panel albo rozmawiając też z organizatorem, bo organizator często sobie wymyśli, że tych panelistów ma być więcej albo mamy pracować w taki sposób. Więc Ty jako moderator zadbaj o interes swój, ale też o interes odbiorców, żeby tych panelistów nie było za dużo, żeby dobrze zamoderować czasem, i przede wszystkim, żeby wiedzieć, w którą stronę zmierzamy, prowadząc ten panel.
2.Poznaj panelistów
Drugi punkt przygotowania, ogromnie ważny, a niestety często pomijany, brzmi poznaj panelistów.
Jeśli tylko możesz, zdobądź numery i porozmawiaj z każdym z panelistów. To naprawdę ważne, chociażby w takim kontekście, żebyście trochę zbudowali relację i jakkolwiek się poznali. Możesz też zadać już takie wstępne pytania, żebyś zobaczył/ zobaczyła, jak dany panelista myśli w obszarze, o którym będziecie rozmawiać.
Możesz mu zadać kilka pytań. Dzięki temu będziesz mógł też wiedzieć, jaki jest taki klasyczny obszar specjalizacji, ale też np. co będzie takim obszarem, który w jakiś sposób, no mówiąc kolokwialnie, odpali tego panelistę. I teraz możesz tym świadomie zarządzić, możesz świadomie budować kontrast dzięki temu między np. dwoma panelistami. Jeśli tylko oczywiście umiesz to mądrze zrobić.
Co bardzo ważne, potwierdź biogramy. Ponieważ paneliści zazwyczaj wysyłają organizatorom swoje krótkie bio, ale wiecie, z tym jest bardzo różnie. Czasami ono jest nieaktualne, bądź jest bardzo dużo informacji. Ja staram się zawsze tak robić, że pytam, co z tego jest najważniejsze. Albo wręcz mówię, co mam i weryfikuję, czy to jest okej. I tu jest bardzo, bardzo ważna rzecz, szczególnie jeśli macie do czynienia z osobami, które mają tytuły naukowe.Koniecznie trzeba zapytać, jak się do tych osób zwracać. Mam różne doświadczenia. Czasami pan profesor mówi wprost, żeby się zwracać, nazwijmy to normalnie, nawet po imieniu, a czasami ktoś ma dość duże wymogi w kontekście tytułowania. Więc żeby tutaj nie popełnić błędu, nie urazić kogoś, świetnie, jeśli to wiecie wcześniej. A to też powoduje, że paneliści bardziej Was szanują, bo widzą Wasz profesjonalizm, widzą, że Wam zależy, widzą, że się przygotowujecie do tego. I widzą, że wy ich szanujecie, bo mianujecie ich dokładnie tak, jak oni by sobie tego życzyli.
Bardzo, bardzo ważna rzecz. No i warto też zapytać takiego panelistę, jakie pytanie chciałby usłyszeć, jakie pytanie mam ci zadać, żebyś mógł się rozwinąć, żebyś powiedział to, co jest dla ciebie najważniejsze w tym obszarze, albo z drugiej strony, jakiego pytania nie chcesz, co jest dla ciebie trudne. No i teraz, jak Ty to wykorzystasz jako moderator, to już od ciebie zależy, czy właśnie wbijesz tę szpilę, czy nie zadasz tego pytania.
To już zostawiam, ale tak naprawdę zobacz, ile dostałeś właśnie amunicji, z której możesz skorzystać podczas prowadzenia tego panelu. Więc podsumowując, koniecznie poznaj panelistów, dowiedz się coś więcej o nich, zweryfikuj bio, sprawdź, jak się do nich zwracać, no i zweryfikuj też, jakie pytania będą dla nich wygodne, a jakie nie. I w zależności od celu i tego, jak chcesz to prowadzić, możesz tym pięknie zarządzić.
3.Ustal zasady panelu
To bardzo, bardzo ważne, żeby jeszcze przed samym panelem, najlepiej wtedy, kiedy rozmawiasz z panelistami, ustalić zasady, czyli jak będzie przebiegał ten panel, ile mniej więcej pytań zadasz, ile będzie wątków, że raczej 2-3, a nie 15. Umów się, że minimum będą dwa pytania dla każdego panelisty. Może być więcej, ale tak, żeby też panelista wiedział, że przynajmniej dwa razy ma szansę się wypowiedzieć.
I teraz to, co jest bardzo ważne. Najczęściej jest tak, że ktoś mówi za dużo, a ktoś odpowiada zdawkowo.Więc przygotuj się na tę sytuację i zapowiedz też, zakontraktuj się z panelistą, że Ty będziesz to moderował. Czyli powiedz wprost, jeśli będzie pan, pani przeciągał wypowiedź, to ja będę dawał znak, ja pozwolę sobie przerwać w sposób kulturalny, ale jednak to na mnie ciąży odpowiedzialność, a w związku z tym będę to robił. I chcę, żeby pan wiedział, że to nie jest moja zła wola, tylko jest to po prostu moje zadanie.
No i świetnie, jeśli umówicie się na przykład na jakiś znak, czy to będzie tak zwany „time”, czy kliknięcie w zegarek, czy kontakt wzrokowy, to już jest kwestia tak naprawdę do ustalenia między Wami, ale to jest bardzo, bardzo ważne, żebyś coś takiego ustalił.
4. Pamiętaj o logistyce
I to znowu na kilku poziomach. Zobaczcie, tej logistyki jest całkiem sporo i każdy mały detal może Ci pomóc albo coś utrudnić. Na przykład ustalenie, z której strony na scenę wchodzą paneliści, w jakiej kolejności siadają i tak dalej, i tak dalej. Zobaczcie, to są ogromne detale albo takie malutkie detale, ale one wpływają na całość, że jest takie poczucie, że jest porządek albo jest wrażenie chaosu.
Więc wszystkie te elementy, które przyjdą Ci do głowy, naprawdę zapisz sobie, daj znać o tym panelistom i znowu się zakontraktuj na te proste elementy logistyczne.
No i teraz Ty, jako osoba prowadząca, też sobie zorganizuj dobrze logistykę. Miej wydrukowane pytania, miej podkładkę, na której masz te pytania i możesz jeszcze notować. Miej gdzieś obok wodę. Bądź gotowy na to wszystko, co się może wydarzyć pod kątem logistycznym. Czyli jeśli potrzebujesz czegokolwiek, co Ci pomaga, czyli właśnie np. ta woda czy jakiś timer, cokolwiek, co dla Ciebie jest ułatwieniem, to zorganizuj sobie to i przećwicz.
I to oczywiście nie do końca jest logistyka, ale przećwicz swoje kwestie, ponieważ te miejsca przejścia, czyli gdzie idziemy od jednego panelisty do drugiego albo jest jakaś chwila taka niepewna, to one w pewnym sensie pokazują, jak jesteś dobrym moderatorem. Czyli w tych miejscach, w których dzieje się rzecz, która jest nie do końca ustalona, to tutaj wchodzi Twój profesjonalizm i Twoja moderacja.
Więc im częściej i więcej będziesz ćwiczył te stałe elementy gry, czyli przejścia, zapowiedzi, przekazanie głosu, to jak Ty zabierasz głos, będzie Ci dużo łatwiej i będzie dużo lepszy odbiór Ciebie jako moderatora. Polecam.
Moi drodzy, cztery punkty w kontekście przygotowania.
II. PROWADZENIE PANELU
Teraz przejdziemy sobie do części drugiej, gdzie zajmiemy się tym, jak już pracować na scenie, będąc moderatorem. Aczkolwiek, tu jest bardzo ważna informacja. Część z tych rzeczy będzie nieskuteczna, jeśli wcześniej się nie przygotujemy.
Więc tak jak mówiłem wcześniej, jedno wpływa na drugie i jest to bardzo płynne, ale żeby jakiś podział był, żeby łatwiej było przyswoić te wiadomości, no to taki podział zaproponowałem.
1.Otwórz panel i zakontraktuj jego przebieg
To przechodząc do części drugiej, czyli do prowadzenia, pierwszy punkt, który sobie wyróżnimy w obszarze prowadzenia, to jest otwarcie i zakontraktowanie przebiegu. Czyli masz swój stały element gry.
To Twoim obowiązkiem jest dobre otwarcie i wprowadzenie w kontekst całej rozmowy, czyli dlaczego rozmawiamy, kto jest i jak ta rozmowa będzie przebiegała. Ważne jest, żebyś to Ty przedstawił panelistów, nie żeby paneliści się sami przedstawiali, bo później połowę czasu zje przedstawianie siebie, szczególnie jeśli mamy osoby, które są utytułowane i mają duże osiągnięcia. W związku z tym to Ty po to wcześniej rozmawiałeś z panelistami, po to weryfikowałeś biogram, żebyś to Ty przedstawił te osoby.
I coś, co chyba jest najważniejsze, kontraktujesz przebieg i jeszcze raz przypominasz, jak pracujecie i w mojej ocenie warto jest przypomnieć o swojej roli, czyli: „Jeśli ktoś z Państwa będzie mówił za długo, ja pozwolę sobie przejąć pałeczkę i przerwać”. I wtedy, kiedy Ty to zapowiesz, kiedy wszyscy mają jasne ramy, wszyscy znają zasady, dopiero przechodzisz do pierwszego pytania i wybierasz konkretnie pierwszego panelistę, któremu zadajesz pytanie. Ale to wszystko robisz Ty, bo taka jest rola moderatora.
2.Zachowaj neutralność
Punkt drugi w obszarze prowadzenia zachowaj neutralność. Zdaję sobie sprawę, że to punkt, który może być wyzwaniem, bo nie zawsze jest to proste, bo jesteśmy ludźmi i też mamy swoje emocje, ale jesteśmy tutaj w profesjonalnej roli moderatora. Więc co do zasady, dobrze, jeśli będziemy neutralni i nie będziemy jakoś specjalnie wspierać konkretnego panelistę i nie będziemy też przeciw na przykład innemu paneliście.
To, co również bardzo ważne, Ty jesteś tutaj moderatorem. Nie chcę powiedzieć, że masz być przeźroczysty czy przeźroczysta, ale Twoim zadaniem nie jest opowiadanie o sobie czy bardzo długie wywody odnośnie do Twojej perspektywy, no bo Ty nie jesteś panelistą. Bardzo łatwo niestety wejść trochę w tą rolę, jeśli sam jesteś ekspertem/ ekspertką.
Więc tutaj polecam Ci bardzo dużą czujność, jeśli znasz się na temacie, bo Twoja rola jest typowo moderacyjna. I to, co jest jeszcze bardzo ważne, jako moderator możesz świetnie zarządzić przeciwstawnymi opiniami, czyli na przykład: „Wypowiadała się teraz Pani Katarzyna”, to możesz powiedzieć coś w stylu: „Bardzo dziękuję Pani Katarzyno. To chciałbym bardzo wiedzieć, co sądzi o tym Pan Marek. Panie Marku, proszę”. I zobaczcie, to może bardzo ciekawie podgrzać dyskusję.
Ty jako moderator możesz się tym świetnie zarządzić, bo wiesz, że to być może są dwie skrajności, ale to powoduje, że jest ciekawie, że uzyskacie więcej informacji, a Ty właśnie jesteś w tym obszarze neutralności i chcesz poznać dwie perspektywy i nie wchodzisz w nie jako moderator. Bardzo dobrze to działa. Ogromnie Ci polecam.
3.Przerywaj, gdy ktoś mówi za długo albo dopytuj, gdy ktoś odpowiada zdawkowo
To bardzo, bardzo ważny punkt. Wszyscy zaczynamy się nudzić, jeśli jedna osoba mówi już za długo i często ten wywód już jest na takim poziomie didaskaliów, że po prostu nie da się tego wytrzymać. No i to jest miejsce i zadanie dla moderatora, żeby bardzo umiejętnie przerwać. Można tutaj zastosować na przykład taką trzystopniową skalę.
Pierwszy element tej skali to jest sygnał. Sygnał, który wcześniej umówiliście. Czyli może to być na przykład pokazanie dłoni, może to być pokazanie dłońmi znaku „time”, albo pokazanie na zegarek. Jeśli ten sygnał ustaliliście, no to panelista nie powinien mieć z nim problemu.
Drugi stopień to jest wejście w oddech. Czyli Ty jako moderator obserwujesz rytm wypowiedzi danego panelisty i po prostu wchodzisz w to miejsce, kiedy panelista naturalnie robi pauzę na oddech. Oczywiście trzeba to wypracować i być może jeśli pierwszy raz będziesz prowadził/ prowadziła, to nie będzie to takie proste, ale jest to świetne miejsce, dużo lepsze niż przerywanie po prostu w połowie zdania. Więc jeśli ktoś bierze oddech, to jest to miejsce, w którym Ty świetnie możesz wejść i po prostu przerwać. I trzeci stopień to gotowa formuła. Czyli stosujesz pewnego rodzaju zdanie, tekst, który masz wcześniej przygotowany. Możesz powiedzieć np. „Dziękuję Aniu, posłuchajmy teraz perspektywy Bartka. To bardzo ciekawy wątek, ale teraz chciałbym dowiedzieć się więcej o…” I tutaj oczywiście wstawiasz ten temat.
I inne przykłady: „Przepraszam, że przerywam.Zależy mi jednak, by usłyszeć zdanie Pani Anny” lub… „A teraz, drodzy Państwo, zmieniamy bieg.” No i tutaj wstawiasz nowe, konkretne pytanie. Lub w sytuacji, kiedy ktoś powiedział bardzo dużo, ale trudno z tego wyłapać jakieś konkretne, możesz powiedzieć: „Bardzo dziękuję za obszerną wypowiedź. Czy może Pan jednak to streścić w jednym zdaniu?” No i podobnych zwrotów, słów, zdań Możecie przygotować sobie naprawdę dużo. Wybierz te, które najbardziej będą Ci odpowiadały.
A jeśli będziesz miał sytuację odwrotną, czyli zadasz pytanie, a ktoś odpowiada bardzo zdawkowo, to poproś o rozwinięcie tematu: „Czy mógłby Pan to trochę rozwinąć? Czy mógłby Pan podać kilka szczegółów, konkretów? Troszeczkę wejść głębiej albo pogłębić pytanie?” Czyli zadać dodatkowe pytanie, które pogłębi cały temat.
4. Pytania z sali i zamknięcie panelu
Zazwyczaj jest tak, że podczas panelu jest jakaś sesja pytań i odpowiedzi. Czyli pytania mogą zadać osoby z sali, a nie tylko moderator. Jeśli chcesz tym dobrze zarządzić, to przynajmniej dwa obszary są tutaj ważne.
Pierwszy to jest logistyka, czyli co zrobić z mikrofonem? Świetnie, jeśli będziesz miał drugą osobę do pomocy, która jest wśród publiczności i zarządza tym mikrofonem, żeby ktoś go nie przejął na zbyt długo. A drugi obszar jest taki, że jeśli pytanie jest rozciągnięte, nieprecyzyjne, trudno byłoby na nie odpowiedzieć, to Ty jako moderator też tym zarządzasz, czyli prosisz o doprecyzowanie albo w ekstremalnych przypadkach odrzucasz to pytanie, twój współpracownik daje mikrofon innej osobie i przechodzimy po prostu do innego pytania. Już sposób, w jaki to zrobisz, może nie, że jest drugorzędny, ale zapewne sobie wypracujesz, ważne jest, że to jest dalej twoja odpowiedzialność.
To, co jest bardzo ważne, to też na początku panelu warto zapowiedzieć, że taka sesja będzie i w sytuacji, kiedy już będzie się zbliżała, no to znowu warto to zapowiedzieć, że na przykład za 10 minut będzie sesja pytań i odpowiedzi, po to, żeby osoby, które chcą zadać takie pytanie, mogły już gdzieś się mentalnie przygotować albo zadbać po prostu o to, żeby ich pytanie padło na forum. No i jeśli prowadzisz tę sesję pytań i odpowiedzi, to błąd, jaki bardzo często widzę, że panel po prostu kończy się odpowiedzią na ostatnie pytanie z sali. To, wiecie, jest takie poczucie niedomknięcia figury. Było otwarcie, był konkretny panel, są teraz pytania z sali i w zasadzie tym się to kończy. To mniej więcej tak, jakby ktoś po cudownej prezentacji powiedział: „To tyle, dziękuję”. Czyli nie ma domknięcia.
A mówiąc wprost, twoim obowiązkiem jako moderatora jest domknięcie całości. Nie tylko tego panelu pytań z sali, ale całego panelu dyskusyjnego. Jak to dobrze zrobić? Dobra praktyka i sprawdzona formuła na koniec to pewnego rodzaju runda domykająca. Czyli każdy panelista dostaje to samo krótkie pytanie na koniec. A Ty jako moderator dbasz o to, żeby odpowiedzi były szybkie, dynamiczne i żeby pytanie szybko przechodziło między panelistami. Następnie podsumowujesz, dziękujesz panelistom, dziękujesz publiczności i po prostu zamykasz ten panel.
Moi drodzy, no i zakończyliśmy panel. Powoli kończymy również ten odcinek. Wierzę, że przekazane informacje mają dla Was wartość i jeśli tylko będziecie chcieli prowadzić panele, to na pewno Wam się przydadzą.
Pamiętajcie dwie bardzo ważne części. Po pierwsze przygotowanie, po drugie prowadzenie. I w kontekście krótkiego podsumowania to warto zastanowić się zawsze jaki jest cel tego panelu. Ustalić to z organizatorami, a następnie przygotować pytania, skontaktować się z panelistami, ustalić z nimi zasady i wszystko to co ważne w prowadzeniu panelu. A gdy już ten panel prowadzisz, to pamiętaj o tym, jaka jest Twoja rola. Przede wszystkim masz być niezależnym moderatorem, masz dbać o to, żeby ten panel przebiegł sprawnie, masz dbać o to, żeby była mniej więcej równość w wypowiedzi panelistów i na koniec masz zadbać o to, żeby ta cała figura się domknęła.
A jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia czy to w Twoich prezentacjach, czy w prowadzeniu panelu i chciałbyś skorzystać z porady ekspertów, to serdecznie zapraszam Cię z jednej strony na nasze szkolenia otwarte dotyczące wystąpień publicznych, a z drugiej strony do zainteresowania się indywidualnym mentoringiem. Wejdź na naszą stronę flowconsulting.pl i umów darmową konsultację. To wszystko na dziś.
