mnm© Copyright 2017 by WebWave

Odcinek 8 - Jak przygotować i poprowadzić dobre spotkanie online

Dzień dobry, witajcie, cześć. Witam Was w 8 odcinku podcastu " Mówić każdy może". Tytuł dzisiejszego odcinka, to " Jak przygotować i poprowadzić dobre spotkanie online". Od ponad roku, większość z nas pracuje w trybie zdalnym, bądź w trybie hybrydowym. Wiele spotkań odbywa się tylko i wyłącznie online. Mimo tego rocznego doświadczenia, mimo tego, że większość firm pracuje zdalnie, to nadal zauważam, że wiele firm, wiele osób, ma problem z tym, żeby poprowadzić dobre, efektywne spotkanie online.

 

Mam też takie przekonanie, że jak to całe covidowe szaleństwo się skończy, to nadal wiele spotkań pozostanie online, chociażby ze względu na pewne koszty. Dlatego, właśnie dzisiaj, postanowiłem nagrać odcinek na temat prowadzenia efektywnych spotkań online. Podzielić się moimi uwagami, podzielić się moim doświadczeniem, które zdobyłem prowadząc takie spotkania, ale też pracując szkoleniowo z moimi klientami.

 

W dzisiejszym odcinku, powiem o wyzwaniach spotkań online i o tym co można z tym zrobić, żeby te spotkania po prostu były lepsze i nie ukrywam, że skupię się głównie na roli organizatora, roli moderatora takiego spotkania, ponieważ uważam, że tu jest najwięcej do zrobienia. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie są największe wyzwania spotkań online, jak dobrze przygotować takie spotkanie, jak z sensem je poprowadzić, to zapraszam do wysłuchania tego odcinka.

 

[02:42]

Największe wyzwania spotkań online

 

Jest ich oczywiście całe, całe mnóstwo. Ja często pracując z moimi klientami szkoleniowo, zadaje takie pytania albo wypracowujemy to warsztatowo podczas jakiejś burzy mózgów, jakie są największe wyzwania spotkań online. No i pojawia się tego bardzo, bardzo dużo, z różnych obszarów, technicznych, relacyjnych, logistycznych i oczywiście z obszarów merytorycznych. Dlatego ze względu na długość tego odcinka, nie zajmę się wszystkimi potrzebami, nie zajmę się wszystkimi wyzwaniami, raczej będzie to moja osobista lista, z którą uważam, że warto pracować.

 

Pominę też pewne oczywistości, takie jak, kwestie techniczne, mimo tego, że w online są one kluczowe, to raczej skupię się na merytoryce. Pominę też takie kwestie, że często w korporacjach, spotkania trwają cały dzień, czyli od 8 rano do czasami nawet wieczora, są spotkania na Zoomie, na Teamsie, a przecież trzeba jeszcze pracować. Natomiast nie bardzo mamy na to wpływ, ja przynajmniej nie do końca mam wpływ, ale mam wpływ na to i Wy macie wpływ na to, w jaki sposób, możecie poprowadzić Wasze spotkanie, dlatego o tym dzisiaj porozmawiamy. No i przechodząc do tych największych wyzwań, największych problemów.

 

Pierwsza rzecz jaka często rzuca mi się w oczy, to brak jasnego celu spotkania i określenia zamierzonego rezultatu. Pomyślcie moi drodzy, często jest tak, że po prostu jakieś spotkanie jest, ale nikt do końca nie poświęcił kilku minut, żeby zastanowić się nad tym, czy to spotkanie w ogóle jest potrzebne. Nikt nie zastanowił się, po co to spotkanie w ogóle jest. Nie zastanowił się, z jakim rezultatem chcemy po tych 30 minutach, czy 60 minutach wyjść i co dalej się wydarzy. Dlatego brak jasnego celu i zamierzonego rezultatu, jest takim pierwszym podstawowym błędem jaki się pojawia, który po pierwsze, powoduje, że te spotkania często są bez sensu, ale z drugiej strony, no niestety powoduje, że mało kto chce w tych spotkaniach uczestniczyć. No bo jeśli są bez sensu, no to nie ma co się dziwić, że nie chcemy w nich uczestniczyć, że Wy nie chcecie w nich uczestniczyć.

 

Drugi problem jaki zauważam, to źle dobrani uczestnicy spotkania. Często jest nas po prostu za dużo, czyli jest za dużo uczestników spotkania. Organizatorzy zapraszają wszystkich świętych na to spotkanie, wszystkich, którzy tylko mogliby przyjść i powiedzieć coś od siebie, bo być może byliby zainteresowani, a to nie o to chodzi. Kiedy organizujemy spotkanie, to warto się zastanowić, czy dana osoba jest naprawdę potrzebna. Często brakuje też decydentów, osób, które coś później mogą z tym zrobić, z tym co zostało na spotkaniu wypracowane. I zauważam to, że jeśli na spotkaniu jest za dużo osób, to to spotkanie nie działa, bo włącza się tak zwane próżniactwo społeczne, więc pamiętajcie o tym, źle dobrani uczestnicy spotkania, źle dobrana grupa, wielkość grupy spotkania, ma bardzo negatywny wpływ na to, jak to spotkanie będzie po prostu przebiegało.


No i trzeci problem. Brak pomysłu na przebieg spotkania i na formę pracy tego spotkania. Co przez to rozumiem? No rozumiem przez to takie sytuacje, że wiele spotkań wygląda w ten sposób - spotkajmy się, pogadajmy, no i coś nam z tego wyjdzie. Bez zasad, bez jakiejś celowości, bez form pracy, bez przemyślanego przebiegu tego spotkania. Niestety, takie spotkania, często się, można powiedzieć, gdzieś tam rozłazi, rozchodzi się, to spotkanie jest takie wiecie, jak taka guma, która idzie w różne strony, no i czasami kończy się tym, że nic nie ustaliliśmy, nic nie wypracowaliśmy, a jednak poświęciliśmy bardzo dużo czasu. Dlatego brak pomysłu na przebieg spotkania, brak przemyślanych form pracy, jest niestety bardzo dużym problemem, nadal po roku czasu.

 

No i punkt numer cztery. Brak moderowania spotkania. Brak dbania o porządek i realizacje celów. Założę się, że nie raz byliście w takiej sytuacji, w której na spotkaniu było mnóstwo monologów, mnóstwo dygresji, mnóstwo sytuacji odchodzenia od głównego tematu. Dlaczego tak się dzieje? No właśnie, bo nikt nie panuje nad spotkaniem, nikt go nie prowadzi, nikt go nie moderuje, nikt nie dba o porządek tego spotkania i o realizację celu. Dlatego te spotkanie są mało efektywne i powodują, że nikt z nas nie chce na takich spotkaniach być.

 

Kolejny problem, to brak jasnego określenia i trzymania się czasu tego spotkania, oraz agendy tego spotkania. Założę się, że nie raz byłaś/byłeś na spotkaniu, na którym mieliście rozmawiać przez pół godziny, no ale z pewnych względów spotkanie przedłużyło się do godziny, gdzie nie było agendy, a może nawet jak była, to w zasadzie i tak nikt się tej agendy nie trzymał. To niestety nie jest dobre spotkanie. Przypomnij sobie jak się wtedy czułeś, jak się wtedy czułaś. Na pewno miałeś poczucie, że ktoś zabiera Ci Twój cenny czas, duże poczucie stresu, duże poczucie zdenerwowania, bo najprawdopodobniej miałeś/miałaś coś innego już do roboty w tym czasie. Więc brak dbania o czas, brak dbania o przebieg, o konkretną agendę, powoduje, że znowu to spotkanie jest słabe i że nie chcemy w nim uczestniczyć.

 

Kolejny przykład, kolejny duży problem, to nuda i brak działań, które angażują uczestników. I to jest problem szczególnie w świecie online. Dlaczego? No bo kiedy pracowaliśmy na sali, kiedy spotkaliśmy się na sali, to tak naprawdę można było dużo łatwiej moderować tym spotkaniem, dużo łatwiej angażować uczestników, dużo łatwiej dbać o pewien porządek. W świecie online jest jednak zdecydowanie trudniej. Dlaczego? No bo możemy tak naprawdę przełączyć się na inną stronę, sprawdzać maila, odpisać na maila, wejść na inne aplikacje i w pewnym sensie udawać, że uczestniczymy w spotkaniu, a tak naprawdę w tym spotkaniu nie uczestniczymy. No i pojawia się takie pytanie, dlaczego tak się dzieje? Czy dlatego, że nie lubimy spotkań online, czy dlatego, że nie lubimy nudnych spotkań online, czy dlatego, że nie lubimy spotkań, w których nikt nas nie angażuje, nie ma tam aktywności, które spowodują, że nam się chce?

 

Kolejny problem, to brak dbałości o takie aspekty społeczne, relacyjne. Dlaczego to jest ważne? No ważne z tego prostego powodu, że większość z nas przez ostatni rok, była dość mocno ograniczona jeśli chodzi o relacje międzyludzkie, o widywanie się, o spotykanie się z osobami z pracy. I teraz, nie chodzi o to, żeby na spotkaniu właśnie przeznaczyć bardzo dużo czasu na to, żebyśmy sobie po prostu porozmawiali o wszystkich innych rzeczach, tylko nie o temacie spotkania, nie, nie, nie, bo to byłby też duży błąd. Natomiast ważne jest, żeby móc zadbać o to, żeby te relacje gdzieś zaistniały. I brak przeznaczenia niedużej ilości czasu na to, żeby ludzie się zintegrowali, żeby te relacje z powrotem budowali, żeby mieli poczucie pewnego celu, wspólnoty, zespołowości, powoduje, że te spotkania również tracą na wartości i również są gorzej odbierane przez samych uczestników.


Kolejny problem, który jest taką ogromną klasyką i dotyczy i spotkań stacjonarnych i spotkań online. Po spotkaniu nic się nie dzieje. Czyli spotkaliśmy się, porozmawialiśmy, spędziliśmy ze sobą trochę czasu, czasami nawet w miarę przyjemnie, no ale co z tego. Nic dalej się nie wydarza. Brak kolejnych kroków, brak ustalania odpowiedzialności, brak ustalania tego, co się po kolei wydarzy, kto to zrobi, do kiedy, brak tak naprawdę efektu tego spotkania. I znowu, jak to wpływa na uczestników? No nikt nie chce brać udziału w spotkaniu, które niczemu nie służy, które jest tylko przegadanym czasem. Dlatego brak wymiernego efektu spotkania, jest tak dużym problemem.

 

Moi drodzy, ostatni punkt na mojej liście, choć tak jak mówiłem, pewno mogło by być ich dużo, dużo więcej, to błędne poczucie, że super prowadzimy te spotkania. Dotyczy to większości osób, które takie spotkania prowadzą. Czyli pewien poziom samo zachwytu. Jestem tak dobry, że nic z tym nie muszę robić. I naprawdę dość często to zauważam. Jest rzeczywiście spora grupa ludzi, która ma dość dużą autorefleksję i czasem wręcz obniża swoje kompetencje. No ale zdarzają się też osoby, które bardzo mocno przeceniają to, co potrafią. I dlaczego to jest taki problem? No bo jeśli nie czujemy, że coś możemy poprawić, że możemy coś zrobić lepiej, że możemy nad czymś pracować, no to nasz sposób prowadzenia spotkań, nie będzie się polepszał.

 

Takie osoby zazwyczaj nie dbają o to, żeby zebrać feedback, nie szukają sposobów na udoskonalenie, nie zastanawiają się, co można zrobić lepiej kolejnym razem, żeby to spotkanie było jeszcze lepsze. A to powoduje, że niestety w firmach, pewna kultura prowadzenia spotkań się utrwala i to często kultura, która wcale nie jest taka dobra jakbyśmy chcieli, no bo jeśli wszyscy mają poczucie, że robią to super, no to nowe osoby, które też prowadzą spotkania, w pewnym sensie modelują się, przejmują te zachowania, no i ja wtedy pytam -

 

'' Słuchaj, dlaczego tak zrobiłeś? ''

'' No bo wszyscy tak robią ''

'' Ale czy to było ok, czy dało Ci to rezultat? ''

'' No nie czuję do końca, żeby to było super, ale wszyscy tak robią ''

 

... no i w zasadzie tyle. Można powiedzieć, że niestety powoduje to pewien ciąg, cały czas kiepskich, kiepskich spotkań.

 

Tyle, jeśli chodzi o główne problemy. Jest ich kilka, tak jak powiedziałem, mogło by być ich całkiem dużo albo w świecie jest ich zdecydowanie więcej, natomiast ja wybrałem te kilka, które w dużej mierze bazują na w ogóle merytoryce powadzenia spotkań. No i żebyśmy nie zostali tylko w tym temacie, w tej kwestii problemów, no to porozmawiajmy o rozwiązaniach, co warto zrobić, żeby te nasze spotkania były lepsze, jak do tego podejść, jak zadbać o to, żeby nasze spotkania były efektywne, żeby ludzie chcieli na nie przychodzić, żeby były ciekawe. No to idziemy z tym tematem.


[12:54]

Ustal jasny cel spotkania.
 

Zrozumiały dla Ciebie jako organizatora, moderatora, ale również dla innych, czyli dla uczestników spotkania. Jak sobie ustalisz cel, czyli co chcesz zrealizować dzięki temu spotkaniu, to zadaj sobie jeszcze bardzo ważne pytanie, czy to spotkanie zrealizuje ten cel, czy ono jest konieczne, czy być może inna forma pracy, inna forma działania, przyniesie lepszy efekt. Zadaj sobie pytanie, czy to spotkanie jest najlepszą opcją inwestycji czasu, bo być może coś innego zadziała lepiej.

 

No i jeśli masz już ten cel, który jest jasny dla Ciebie i powinien być jasny dla uczestników, to zakomunikuj go innym osobom. Powiedz jaki masz cel spotkania, jaki rezultat chcesz osiągnąć i przedstaw go najlepiej w perspektywie korzyści. Co to znaczy? Pokaż, że jeśli ludzie przyjdą na to spotkanie, żeby zrealizować cel, który postawiłeś, to osiągną też z tego jakieś korzyści, że ta korzyść nie będzie tylko dla Ciebie, ale będzie ona też dla firmy, dla innych działów, dla pozostałych uczestników spotkania.

 

Jak już masz cel, to zastanów się nad tym, kogo potrzebujesz na tym spotkaniu i dlaczego. Jakie kompetencje, jakie cechy osobowościowe są ważne na tym spotkaniu. Ile osób powinno na nim być, żeby zrealizować cel, ile osób jest wystarczających, a jaka grupa, będzie już za duża. Jeśli wiesz, kto powinien być na tym spotkaniu i naprawdę to przemyślałeś i zaprosisz osoby tylko te, które są niezbędne, to zwiększasz prawdopodobieństwo sukcesu tego spotkania.

 

Gdy już masz te osoby, to wyślij im zaproszenie z jasną informacją o tym celu i o rezultacie jaki chcesz osiągnąć. Powiedz albo napisz, czego oczekujesz od uczestników tego spotkania, czy mają się w jakiś konkretny sposób przygotować, żeby łatwiej im było ten cel zrealizować. To też jest ważne, ponieważ jeśli ktoś został zmotywowany do spotkania, jeśli widzi zasadność tego spotkania, chce w nim uczestniczyć jak najpełniej, to daj mu szansę, żeby mógł to zrobić, żeby mógł się przygotować.

 

I jeszcze jedna ważna rzecz, mimo że powiedziałem, że nie będę mówił o kwestiach technicznych, to nie raz widziałem, że jest spotkanie, a tak naprawdę nie jest ustalone, za pomocą, jakiej platformy, czy aplikacji się spotkamy albo czy widzimy się tylko w wersji audio, czy widzimy się z kamerami. Dlaczego o tym mówię? No bo jeśli ustalacie wideokonferencję, gdzie wszyscy mają mieć włączone kamery, no to musimy taką informację przekazać, żeby można było się do tego przygotować. Przygotować sobie światło, tło, kamerę, wszystko co jest niezbędne, być może fryzurę, być może makijaż jeśli ktoś potrzebuje, dajmy szanse, żeby ludzie dobrze się czuli na naszych spotkaniach, a nie byli zaskakiwani tym, że przychodzą i mówimy - '' No, a teraz musisz włączyć kamerę, bo my wszyscy mamy włączone ''. Pamiętajcie o tym. Jest to istotne. Ale przede wszystkim zastanówcie się w tym punkcie, kogo na tym spotkaniu potrzebujecie i tylko takie osoby zaproście.

 

Ważne jest również, żeby przemyśleć przebieg spotkania. Zastanów się, jaka forma pracy, będzie najlepsza, by zrealizować cel Twojego spotkania. Czy będzie to prezentacja, czy będzie to na przykład sesja pytań, czy będzie to dyskusja moderowana, czy będzie to na przykład jakiś warsztat, w sytuacji, w której musicie wypracować rozwiązanie jakiegoś problemu, a jeśli to będzie warsztat, to jakimi metodami będziecie pracować, ile czasu, czy będziecie pracować na forum, czy w podgrupach.

 

Takie podejście i takie przemyślenie spotkania, takie zaplanowanie czasu, zwiększy prawdopodobieństwo jego sukcesu. Dlaczego? Bo po pierwsze, wiesz co się ma wydarzyć i wiesz co krok po kroku powinno doprowadzić Cię do realizacji Twojego celu. Po drugie, jeśli masz dobrze przepracowane, dobrze wymyślone formy pracy, to możesz się przygotować, bo jeśli chcesz pracować, np. warsztatowo, to najprawdopodobniej musisz przygotować pewne elementy, być może jakieś dane, być może jakiś tak zwany handout, czyli coś nad czym będą pracować uczestnicy, być może musisz przygotować jakąś aplikacje. Wszystko to wpływa na to, że musisz nad tym panować. No i właśnie, jeśli dobrze to przygotujesz, to w trakcie spotkania, uczestnicy będą mieli uczucie, że panujesz nad sytuacją, że jesteś dobrze przygotowany, że to spotkanie jest przemyślane, a to spowoduje, że będą dużo bardziej chcieli się angażować w to spotkanie, bo mają poczucie sensu, mają poczucie tego, że ktoś włożył w to dużo pracy.

 

I jeśli tak przygotujesz, tak przemyślisz przebieg swojego spotkania, no to ważne, żebyś na bazie tego co opracujesz, na bazie tego co policzysz, jeśli chodzi o czas, wysłał uczestnikom agendę, tak, żeby wiedzieli co się wydarzy, żeby nic ich nie zaskoczyło, że jeśli będzie praca warsztatowa, to mają się przygotować na to, że nie tylko będą siedzieć i słuchać, ale mają na przykład coś wypracowywać. A jeśli już mówimy o wypracowywaniu, to ważne jest, żeby ktoś nad tym czuwał. I to przenosi nas do kolejnego punktu, kolejnej dobrej praktyki.

 

[18:12]
Moderuj spotkanie i panuj nad jego przebiegiem.

Ważne jest, po pierwsze, żeby dobrze rozpocząć. Co powinno pojawić się na takim początku? Przypomnienie celu. Czyli po co się tutaj spotykamy. Przypomnienie tego celu, w perspektywie korzyści. Pokazanie korzyści uczestnikom, co wyniosą z tego spotkania, ale również zmotywowanie uczestników, pewnego rodzaju docenienie ich, że są pewną grupą, która została wybrana ze względu, na kompetencje, być może na inne kwestie, żeby uczestniczyć w tym spotkaniu, ponieważ są właściwymi osobami. To również jest ważne.

 

Dobrze, jeśli na początku spotkania, jeszcze raz przypomnisz czas tego spotkania, czyli powiesz - '' Moi drodzy, zgodnie z planem, mamy 45 minut na nasze dzisiejsze spotkanie ''. Przypomnisz agendę, czyli powiesz - '' Moi drodzy, mamy 45 minut, plan pracy wygląda dokładnie tak: najpierw będzie krótkie wprowadzenie, później warsztatowo wypracowujemy pewne rozwiązanie, na końcu podsumujemy to, wyciągniemy wnioski, wybierzemy dwie, trzy najlepsze opcje do dalszej pracy, ustalimy kolejne kroki ''. Na przykład tak na szybko możesz przedstawić agendę, chyba że chcesz, żeby była ona bardziej szczegółowa.

 

Ważne jest również to, żeby powiedzieć właśnie, w jaki sposób będziecie pracować, jeżeli będzie to warsztat albo będzie to prezentacja i zależy mi na tym, żebyście słuchali, notowali sobie na przykład pytania. To jest istotne, żeby ludzie wiedzieli, jak mają się zachowywać, jak mają pracować, dla dobra całego spotkania. Ważne jest to, żebyś powiedział, czego oczekujesz od uczestników. Jakich rezultatów, jakiego zachowania, jakiego zaangażowania. To też jest istotne. Wszystkie jasne instrukcje bardzo dobrze wpływają na przebieg spotkania. I coś co jeszcze jest bardzo ważne, szczególnie przy pracy kreatywnej, wtedy kiedy macie coś wypracować - zadbaj o dobrą atmosferę tego spotkania. W jaki sposób? Po pierwsze, ustal zasady pracy, ustal pewien kontrakt i zadbaj o wzajemny szacunek i o to, żeby każdy był na tym samym poziomie tego spotkania, czyli żeby wszyscy byli traktowani równo. Tego oczekują od Ciebie prowadzący. To Ty prowadzisz spotkanie i Ty masz o to zadbać. Masz zadbać też o porządek tego spotkania, czyli masz ucinać jałowe dyskusje, jakieś monologi, które nic nie wnoszą, masz dbać o równowagę wymiany różnych opinii i poglądów i o trzymanie się zasad.

 

Masz pilnować czasu, przypominać o nim w trakcie. Ja zawsze na szkoleniach robię w ten sposób, że jeśli daję uczestnikom, np. na pracę w podgrupach 15-20 minut, to przypominam - '' Moi drodzy, zostało Wam jeszcze 7 minut '', później przypominam za chwilkę - '' Moi drodzy, zostały Wam jeszcze 3 minuty '' i Ty masz pilnować tego czasu, z drugiej strony masz być elastyczny, no bo liczy się przede wszystkim cel spotkania. Jeśli uczestnicy potrzebują więcej czasu, to być może jesteś w stanie go wygospodarować, biorąc ten czas z innego obszaru, trochę mniej ważnego, po to, żeby główny cel zrealizować. Dlatego z jednej strony pilnuj czasu, z drugiej strony bądź elastyczny.

 

Ważne jest też to, jeśli moderujesz spotkanie, żeby podsumowywać poszczególne elementy. To bardzo dobrze porządkuje Waszą pracę. Ludzie mają poczucie znowu, że panujesz nad sytuacją, że wiedzą gdzie są, wiedzą, w którym miejscu agendy są i dzięki temu czują się bezpiecznie. Warto, przechodząc do kolejnej części, podsumować to co już zostało zrobione, co nam się udało, czym się zajmiemy teraz i co jeszcze nam zostało do zrobienia.

 

I jeszcze jedna kluczowa rzecz moim zdaniem, jeśli chodzi o spotkania online. Jasne instrukcje. Szczególnie w świecie online jest to bardzo, bardzo ważne. Często warto zapytać pytaniem zamkniętym - '' Moi drodzy, czy instrukcja jest jasna, czy każdy wie co ma zrobić, czy są jakieś pytania? ''. Dlaczego takim prostym pytaniem zamkniętym? Dlatego, żeby uzyskać konkretną odpowiedź. Ja często ponawiam to pytanie nawet 2-3 razy, żeby upewnić się, że wszyscy to dobrze rozumieją. Dzięki temu, mam dużo większą pewność, że wszyscy zrobią to, o co mi chodzi, wszyscy zrobią to, na czym mi zależy.

 

I jeszcze jedna rzecz. Zadbaj o osoby, które z natury są mniej przebojowe. Zadbaj o osoby, które nie tak chętnie wypowiadają się na forum, ale zazwyczaj mają świetne pomysły. Spraw, żeby każdy mógł się wypowiedzieć, spraw, żeby osoby, które są mniej przebojowe, nie zostały zdominowane przez te głośne, często krzykliwe, które zawsze chcą dominować na spotkaniach. To jest Twoje zadanie jako moderatora i to Ty powinieneś zadbać, o takie poczucie bezpieczeństwa osób mniej przebojowych, żeby chciały się wypowiedzieć, żeby dołożyły swoje 5 groszy do dyskusji, bo najprawdopodobniej mają świetne pomysły.

 

I to wszystko, te wszystkie elementy, sprowadzają się na to, że dajesz uczestnikom Twojego spotkania poczucie, że panujesz nad spotkaniem. To jest bardzo ważne. Ja, jako uczestnik spotkania i zakładam Wy również, lubicie mieć takie poczucie, czy lubimy mieć takie poczucie, że ktoś panuje nad tym wszystkim co się tutaj dzieje, że ktoś nas prowadzi w jakimś kierunku.

 

Nawet jak jesteśmy silnymi osobowościami, to jeśli ktoś organizuje spotkanie, to ja jako uczestnik, oczekuję od niego, że on wie co robi. Dlatego, jeśli zadbasz o te wszystkie rzeczy w kontekście moderowania, to dasz poczucie, że panujesz, a jak dasz poczucie, że panujesz, to ludzie będą czuli się bezpiecznie i widzieli sens tego spotkania, a jak będą widzieli sens spotkania, to będą chętnie przychodzili na Twoje spotkania, no bo ma po prostu jakieś przełożenie na ich funkcjonowanie, na pracę, na to, żeby było lepiej.

 

Dzięki temu, oprócz tego, że będziesz miał zawsze zaangażowanych uczestników, to jeszcze budował swoją markę osobistą, że jesteś świetnym organizatorem spotkań. Pamiętaj o tym, moderowania można się nauczyć, dużo elementów wpływa na to moderowanie, ale jest to bardzo, bardzo ważny element i można o niego świetnie zadbać.

 

[24:18]

Sposoby angażowania uczestników.
 

Kolejny obszar, który jest bardzo, bardzo ważny to sposoby angażowania uczestników. Dobrze jest, żebyś przed spotkaniem, zastanowił się/zastanowiła się, w jaki sposób zaangażujesz uczestników na Twoim spotkaniu. To bardzo ważny punkt, szczególnie w świecie online, no bo, na sali, można było podejść do danej osoby, poprosić ją o pewnego rodzaju aktywność, było to stosunkowo proste. W świecie online, już tak łatwo nie jest. Dlatego, co można zrobić, co warto zrobić?

 

Po pierwsze, jako prowadzący, jako moderator, sam bądź przykładem dla uczestników, pokazuj swój entuzjazm i zarażaj tym entuzjazmem, innych uczestników. Podkreśl wagę tego spotkania i celu, który macie wspólnie osiągnąć. W świecie online, ustal, by wcześniej wszyscy włączyli kamerę, by byli przygotowani, dlaczego? No bo ludzki mózg, szuka innych twarzy, szuka kontaktu wzrokowego, tak jesteśmy zaprogramowani. Pracując ponad rok w świecie online, praktycznie wszystkie szkolenia realizuje właśnie w takiej wersji. Odczuwam ogromną różnicę, kiedy widzę, że wszyscy mają włączone kamery. Dużo łatwiej mi się pracuje, niż w sytuacji, kiedy zdarzają się osoby, które te kamery wyłączają. Oczywiście nie zawsze przez każde spotkanie, da się tę kamerę mieć włączoną, ale robi to diametralną różnicę. Jeśli chcesz, żeby inni mieli włączone kamery, to zakontraktuj się na to, a najlepiej ustal to wcześniej, tak jak już mówiłem przy okazji innego punktu.

 

Coś, co warto zrobić, jeśli chodzi o angażowanie, to dać każdemu uczestnikowi, jakieś konkretne zadanie, przydzielić jakąś konkretną rolę. Wtedy masz pewność, że każdy uczestnik Twojego spotkania, będzie zaangażowany, bo chcąc nie chcąc, po prostu musi być zaangażowany. Bardzo dobrym sposobem, dobrym pomysłem, jest podział na mniejsze grupy, zastosowanie aktywnych form pracy. Oczywiście, jest to zależne od formuły spotkania, od formatu, od celu, jaki chcecie zrealizować, ale podział na mniejsze grupy, powoduje, że nie ma tak zwanego próżniactwa społecznego. Jeśli podzielisz swoją grupę, na mniejsze podzespoły, typu 2-3 osoby, to raczej masz gwarancję, że wszyscy się zaangażują, no bo nikt inny za nich, tej pracy nie wykona. Więc, pamiętaj o tym, przydzielenie zadania, podział na grupy, bardzo dobrze działa.

 

Co warto jeszcze robić? Warto zadawać angażujące pytania. Nie ma tutaj do końca znaczenia, czy jest to pytanie otwarte, zamknięte, hipotetyczne, kartezjańskie, czy jeszcze jakieś inne, po prostu pytania, zawsze aktywizują. Możesz rzucać pytania na grupę, jak to się mówi w świecie trenerskim, czyli do wszystkich, pytania na forum, ale możesz też i kierować do poszczególnych osób, przy czym jeśli chcesz kierować te pytania do poszczególnych osób, to tutaj taka moja sugestia i taki tip - zakontraktuj się na to, że w trakcie tego spotkania będziesz czasami prosił konkretne osoby, np. z imienia, czy z imienia i nazwiska, żeby się wypowiedziały. Nie każdy to lubi, bo wielu z nas, kojarzy się to ze szkołą, dlatego ja osobiście, kontraktuję się na to wcześniej, dzięki temu nie mam oporu, nie mam z tym problemu, że kogoś wywołuje na tak zwanego chińskiego ochotnika i dość sprawnie to przebiega.

 

No i coś, co daje z kolei nam ten świat online, mnóstwo możliwości, to wszelkiego rodzaju aplikacje, które możemy wykorzystać, do tego, żeby wspólnie pracować w czasie rzeczywistym. Czy to w jakiejś wersji burzy mózgów, czy quizów, czy zagadek, czy wizualizacji danych. Jest mnóstwo aplikacji, które pomagają nam pracować, właśnie w świecie online, w świecie zdalnym. Jest to bardzo dobre rozwiązanie.

 

Coś co jest tutaj istotne, co wydaje się oczywiste, ale nie często się dzieje, więc o tym powiem, jeśli chcesz zastosować jakąś aplikację, to najpierw sam/sama dobrze ją poznaj. Przetestuj przynajmniej kilka razy i najlepiej jeśli do uczestników Twojego przyszłego spotkania, wyślesz otwarty link do tej aplikacji, żeby ta osoba, również przetestowała, czy u niej to działa, czy jakiś system nie blokuje tej aplikacji, bo najgorsze są sytuacje, gdy mamy, np. 8 osób na spotkaniu i mamy 7 osób, którym to wszystko działa i jednej osobie to nie działa i wtedy jest wiecie, taki zgrzyt, ta osoba jest trochę wykluczona, więc dobrą praktyką, jest wcześniejsze udostępnienie aplikacji, żeby każdy mógł sobie ją przetestować.

 

Dzięki temu, ta praca jest przyjemna. I wiem z doświadczenia, że uczestnicy, bardzo lubią tego typu aplikacje, tego typu formy pracy, bo one są naprawdę angażujące, powodują że ten czas spotkania, można powiedzieć, szybko nam biegnie, a jednocześnie jest to efektywne, ponieważ wypracowujemy jakieś rozwiązanie. Tych aplikacji jest wiele, ja korzystam z kilku, większość z nich jest też w wersji darmowej, więc pod tym odcinkiem, znajdziecie również link do kilku aplikacji, które ja osobiście polecam.

 

No i coś co jeszcze jest ważne w kontekście angażowania uczestników. Nasza uwaga, no niestety, jest ulotna. Rozprasza się. Różne badania są na ten temat. Ja przyjmuję, że co kilka minut, co 7, co 10 minut, powinniśmy zmienić aktywność, czyli w sytuacji, w takiej, w której np. ktoś długo prezentuje, tak jak ja teraz mówię do Was, no to na spotkaniu, zmieniłbym aktywność, np. zadałbym jakieś angażujące pytanie, bądź najlepiej dałbym jakąś pracę w podgrupach, żeby zmienić formę aktywności, co powoduje, że znowu uwaga uczestników rośnie i dzięki temu cały czas ta praca idzie do przodu. Pamiętajcie o tym, co 7/10 minut zmieńcie aktywność, oczywiście w temacie. Nie chodzi o to, żeby po 7 minutach opowiedzieć jakiś żart, który w ogóle nie pasuje do tematu i tylko ludzi rozproszy. Pamiętajcie, zmiana aktywności w temacie, zawsze dobrze, dobrze działa.

 

I na koniec, coś, o czym często zapominamy, co też oczywiście jest trudne - nasza praca głosem. No bo jeśli będziemy mówić bardzo jednostajnie, w bardzo przewidywalny sposób, nie modulować tym głosem, no to dużo gorzej się nas słucha. Więc pamiętajcie o tym. Jest to pewnego rodzaju wyzwanie, czasami trzeba skorzystać z porad specjalisty, ćwiczyć też ten swój głos, ale na tyle, na ile umiemy, na tyle na ile możemy. Pamiętajcie, żeby w miarę możliwości, trochę szybciej, trochę wolniej, trochę głośniej, trochę ciszej, żeby to zadziałało. Ludzie się wtedy budzą. Naprawdę dobrze to działa. Tyle, jeśli chodzi o angażowanie uczestników naszego spotkania, choć oczywiście, znowu tych sposobów pewno było by dużo, dużo więcej.

 

[30:52]

Zadbaj o stały rozwój jakości spotkań.

 

Kolejna rzecz, o którą warto zadbać, to - zadbaj o stały rozwój jakości tych spotkań, no i oczywiście siebie jako prowadzącego. Czyli co można tutaj zrobić? Przede wszystkim obserwuj. Obserwuj, jak ludzie się zachowują na Twoich spotkaniach, bo to widać, czy dobrze pracują, czy dobrze się bawią, czy się nudzą, czy jest to dla nich męczarnia.

 

Ale coś, co koniecznie powinieneś zrobić, jeśli chcesz dbać o jakość swoich spotkań i chcesz się rozwijać w tym obszarze, to zbierz feedback. Zbierz informację zwrotną, na końcu każdego spotkania. Rozumiem, że nie zawsze jest czas, rozumiem, że tych spotkań jest wiele, natomiast znowu też, form feedbacku jest wiele, ponieważ możesz zebrać informację o spotkaniu, o tym, w ogóle jak ludzie oceniają spotkanie, jak oceniają realizację celu, możesz zebrać informacje o Twojej pracy, jako o pracy moderatora, bądź o każdym innym obszarze, który Cię interesuje.

 

No i znowu, możesz zebrać to w różny sposób. Po pierwsze, możesz zrobić na końcu krótką rundkę, czyli chcieć uzyskać, od każdego uczestnika, krótką informację zwrotną, co było dobrze, nad czym jeszcze warto pracować, co warto wdrożyć, czego warto unikać, tak, żebyś mógł na przyszłość się rozwijać i jeśli realizujesz rundkę, to zachęć uczestników tym, że pracujesz nad tym, żeby te spotkania były lepsze, nie tylko dla Ciebie, ale też dla nich. Jeśli nie masz szansy, żeby zrobić rundkę, bo oczywiście trwa to chwilkę, to możesz zrobić ankietę, taką ankietę po spotkaniu, w wersji online'owej, przy czym, tutaj nie zawsze każdy chce tą ankietę wypełnić. Natomiast uważam, że jest to dobry sposób, jeśli ta ankieta jest anonimowa, żeby ludzie mogli dać Ci feedback, co myślą o spotkaniu, co myślą o Twojej pracy i co mógłbyś zrobić jeszcze lepiej.

 

Jeśli masz na to przestrzeń, jeśli masz taka osobę, to zdecydowanie polecam, superwizję. Czyli, żeby na Twoim spotkaniu była inna osoba, kompetentna, która będzie obserwowała Ciebie, będzie obserwowała cały przebieg spotkania, da Ci informację zwrotną, co robisz dobrze, co warto poprawić, nad czym warto pracować, gdzie są błędy do eliminacji. Jest to, wydaje mi się, najlepszy sposób pracy nad sobą, oczywiście też, najbardziej czasochłonny. Jeśli tylko chcesz naprawdę się rozwijać, jeśli chcesz, żeby Twoje spotkania były lepsze, jeśli chcesz, żeby w organizacji mówili, że Ty robisz świetne spotkania, to zadbaj o to, żeby zebrać feedback w różny sposób, a najlepiej, jeśli zorganizujesz sobie, tak zwanego superwizora i będziesz regularnie korzystał z jego usług, żeby Twoje spotkania były jak najlepsze.

 

[33:32]

Zadbaj o dobre zakończenie swojego spotkania.

 

Moi drodzy i ostatni punkt, już tak zbliżając się do końca, to też będzie punkt, dotyczący zakończenia i podsumowania. Czyli jako organizator, jako prowadzący, zadbaj o dobre zakończenie swojego spotkania, o dobre podsumowanie. Jeśli zbliża się koniec Twojego spotkania, to przypomnij, jaki był cel tego spotkania. Co było do zrealizowania. I coś, co jest bardzo ważne, podsumuj to, co udało się Wam zrobić, podsumuj ten postęp, nawet, jeśli tylko jest to mały krok, to powiedz o nim. To zintegruje ludzi.

 

Powiedz o tym, co Wam się udało, doceń uczestników. I coś, co jest chyba najważniejsze, to powiedz, jakie są konkretne kroki, jakie ustalenia poczyniliście i co w związku z tym, się wydarzy. Ustal z uczestnikami, kto, co zrobi i do kiedy. Taki bardzo fajny skrót, czyli, kto, co zrobi i do kiedy. To jest bardzo ważne, żeby po tym spotkaniu, był jakiś efekt, żeby ta godzina czy 30 minut, na które się spotkaliście, nie było tylko czasem przegadanym, tylko, że był efekt dla Ciebie, dla tych uczestników, dla całej Twojej firmy.

 

Coś, co jest bardzo istotne, o czym już przed chwilą powiedziałem, zbierz informację zwrotną i zapytaj o ewentualne obiekcje. To bardzo ważna rzecz, o której wiele osób zapomina. Dlaczego warto na końcu, zapytać o pewne obiekcje, bądź warto zapytać, czy ktoś się nie zgadza albo ktoś inaczej myśli, mimo tego, że wspólnie przed chwilą, coś ustaliliśmy. Dlaczego to jest ważne? No bo, jeśli coś wypracowaliście, np. jakieś rozwiązanie, jeśli wdrażacie jakąś zmianę albo planujecie ją wdrożyć, to jeśli masz na sali kogoś, kto nie podziela Twojego zdania, czy zdania całego zespołu, to być może, on będzie takim opornikiem, będzie oporował przed tą zmianą i być może, w pewnym sensie utrudni, żeby tą zmianę wprowadzić. Dlatego, w Twoim interesie, w interesie całego zespołu, który uczestniczył w tym spotkaniu, jest to, żeby dowiedzieć się o tych oporach, nawet jeśli tej osoby nie przekonasz w tym momencie, że warto jednak zrealizować ten pomysł, bądź to ustalenie, bądź tą zmianę, to wiesz, że taka osoba jest i wiesz i możesz, coś z tym zrobić.

 

Jeśli tego nie będziesz wiedzieć, to być może, będzie się to działo w kuluarach, ktoś będzie sabotował, właśnie, dalsze działania, to co zaplanowaliście. Jeśli wiesz jaka jest obiekcja, jeśli wiesz, że w ogóle jest obiekcja, to możesz cokolwiek z nią zrobić. No i warto na końcu, też w kontekście tych obiekcji, jeszcze zapytać, czy wszyscy dokładnie tak samo rozumiemy te ustalenia. Znowu, wydaje się banalne, mało kto to robi, ale uwierzcie mi, że jest to ważne. Bo czasami jest tak, że jesteśmy na spotkaniu, jest to np. całkiem dobre spotkanie, no i na końcu okazuje się, że może nie każdy, ale część osób, zupełnie inaczej rozumie to, co właśnie się tutaj wydarzyło, to co ustaliliśmy. Dlatego, w podsumowaniu, warto jeszcze zebrać tą informację, czy wszyscy dokładnie tak samo rozumiemy te ustalenia, czy byliśmy, w pewnym sensie, na tym samym spotkaniu, żeby nie okazało się, że po wyjściu ze spotkania, każdy ma swoją wizję, tego, co powinno wydarzyć się dalej i co w ogóle działo się na tym spotkaniu.

 

No i po tym wszystkim, po prostu podziękuj uczestnikom i zakończ to spotkanie. Podziękuj, za zaangażowanie, za poświęcony czas i najnormalniej na świecie, po ludzku, powiedz, że było Ci miło z nimi pracować i zakończ to spotkanie. I odwołując się do tego zakończenia spotkania, ja też za chwilę kończę nasze spotkanie i kończę ten odcinek podcastu i chciałbym wprowadzić jedno zdanie podsumowania.

 

Podsumowując moi drodzy. Spotkania online, wydają się, wielu z nas, trudniejsze, mniej naturalne, niż te spotkania stacjonarne, natomiast z pełnym przekonaniem i z pełną mocą, twierdzę, że spotkania online, mogą być dobre, mogą być efektywne. Mają bardzo wiele plusów, często są tańsze, często pozwalają nam w ogóle spotkać się, ze względu na to, że nie moglibyśmy się spotkać w świecie stacjonarnym, chociażby ze względu na odległość, czy inne kwestie, które są teraz istotne, mówię o kwestiach covidowych. Dlatego, warto zadbać o jakość tych spotkań online. Warto cały czas pracować nad tym, żeby były lepsze, warto zastosować te kilka elementów, o których Wam dzisiaj powiedziałem, z bardzo prostego powodu, bo uważam i mam nadzieję, że się nie mylę, że te spotkania, po prostu pozostaną już z nami, na zawsze.

 

 

Przydatne aplikacje do pracy online:
 

 

Spotify

YouTube

Apple Podcasts

11 maja 2021

Umów się na rozmowę z konsultantem

Umów się na bezpłatną rozmowę
z naszym konsultantem

 

Zastanawiasz się jak lepiej występować publicznie?

Zapisz się 

Zapisz się do
Newslettera

Chcesz być na bieżąco?

Artykuły

Przeczytaj 

Może Cię zainteresować

Zapoznaj się z Polityką Prywatności

Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany — dziękujemy!
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!
wystąpienia publiczne Facebook
wystąpienia publiczne LinkedIn

Email

+48 535 934 076

lukasz.fiuczynski@flowconsulting.pl

Telefon

Kontakt

Zapisz się 

Bądź na bieżąco
i zapisz się do newslettera 

Słuchaj tam gdzie lubisz

Odcinek - Jak przygotować i poprowadzić dobre spotkanie online

Transkrypcja

Bezpłatna rozmowa z Trenerem

Flow Consulting wystąpienia publiczne