flowconsulting.pl » Jak przygotować się do wystąpienia online

Jest 14 maja 2021. Wybija długo wyczekiwana godzina 17:00. Jestem zwarty, gotowy i dobrze przygotowany. Wszystko ustawione: światło, dźwięk, prezentacja. Rozpoczynam swój pierwszy webinar w roli prowadzącego. Webinar dotyczy strorytellingu, więc mimo lekkiej tremy, czuje się całkiem przyjemnie. Za oknem od rana pochmurno, więc jest idealnie, by oświetlić się naturalnym, dziennym światłem. I jak w dobrej historii, wszystko idzie dobrze, aż tu nagle....

WYSZŁO SŁOŃCE.... Dobre światło szlag trafił. Słońce w oczy, nie widzę siebie, nie widzę prezentacji, nic nie mogę zrobić, bo wszystko idzie live ... A uczestnicy widzą mnie tak jak na załączonym zdjęciu

No cóż. Kto jest bez winy, niech pierwszy rzuci kamieniem. Na szczęście wyznaję zasadę “ raz wygrywasz, raz się uczysz”. Tym razem wygrana była mocno kontrowersyjna, jednak z czystym sumieniem mogę powiedzieć, że nauka była tęga i co najważniejsze, nie poszła w las. A że nie poszła, to dziś kilka słów z osobistej praktyki, jak przygotować się do prezentacji i spotkań online.

4 obszary przygotowania do prezentacji online

Obszar nr 1 - Ach te technikalia, czyli jak zadbać o obszar techniczny.

Jednym z wyzwań podczas prezentacji online jest złośliwość rzeczy martwych. Oczywiście nie na wszystko mamy wpływ, ale dobre przygotowanie i plan B z pewnością zabezpieczą nas przed wieloma wypadkami.

1. Zadbaj o wysokiej jakości połączenie internetowe.

Nic tak nie denerwuje Twoich odbiorców jak zanikający głos, czy “zamrożony obraz”, na którym masz dziwną minę. Trudno będzie Ci przekazać swoje idee, emocje, czy nawet podstawowy komunikat, jeśli słuchacze nie usłyszą wszystkiego i stracą wątek. Najlepiej jeśli wcześniej sprawdzisz przepustowość swojej sieci, np. za pomocą strony https://www.speedtest.net/. Warto wiedzieć, że łącze o prędkości wysyłania 15-20 Mb/s jest wystarczające. Jeśli wiesz, że coś może pójść nie tak, przygotuj alternatywne źródło internetu, np. hotspot z telefonu. W ostatnim czasie to rozwiązanie kilkukrotnie uratowało mi skórę podczas spotkań i szkoleń online.

2. Zadbaj o wysoka jakość dźwięku.

Ważne, by Twój odbiorca słyszał Ciebie i tylko Ciebie, a nie inne dźwięki z otoczenia. Szczekanie psa może jest i słodkie, ale zakładam, że Twoi słuchacze przyszli posłuchać Ciebie a nie Twojego pupila Azorka.

Jeśli prezentujesz często, to moim zdaniem warto zainwestować w odpowiedni mikrofon ze statywem. Za kilkaset złotych można dostać naprawdę dobry sprzęt. Aktualnie do nagrywania podcastów korzystam z Rode NT-USB.
Przy mniejszym budżecie możesz zakupić mikrofon krawatowy. Za niecałe 150zł można dostać całkiem dobry sprzęt. Ja osobiście korzystam z Audio-Technica ATR3350x dookólny mikrofon lavalier i jestem bardzo zadowolony.

Jeśli nie chcesz inwestować, to zazwyczaj wystarczą zwykłe słuchawki ze smartfona i zadbanie o spokojne miejsce. Jednak zdecydowanie odradzam korzystanie z mikrofonu wbudowanego w laptopa. Zazwyczaj jest średniej jakości i co gorsza, zbiera wszelkie szmery, trzaski i inne dźwięki z Twojego otoczenia. A to naprawdę denerwuje i raczej jest niedopuszczalne jeśli chcesz być postrzegany jako profesjonalista.

3. Gdy prezentujesz , wyłącz wszelkie powiadomienia oraz wycisz telefon komórkowy.

Generalnie zadbaj o to, by nic nie rozpraszało Ciebie i Twoich słuchaczy.

4. Przetestuj zanim użyjesz.

Zanim rozpoczniesz rozmowę z klientem, przetestuj mikrofon, kamerę oraz sprawdź łącze internetowe. Bądź przygotowany na trudności i miej plan B.

5. Poznaj dobrze aplikację, za pomocą której będziesz prezentował.

Przed prezentacją przećwicz wszystkie potrzebne Ci funkcje. Ma to szczególne znaczenie, gdy korzystasz z różnych programów, ponieważ mimo wielu podobieństw, poszczególne funkcje działają nieco inaczej. Sprawdź przynajmniej udostępnianie ekranu, tryb prezentacji, ustawienia kamery i mikrofonu. Biegłe poruszanie się w aplikacji z pewnością będzie odebrane jako przejaw profesjonalizmu, a Tobie zaoszczędzi dużo stresu.

6. Zadbaj o komunikację z odbiorcami.

Nawet w sytuacji webinaru, gdzie większość czasu mówisz Ty, warto mieć rękę na pulsie i wiedzieć co dzieje się na czacie. Osobiście polecam drugi ekran na którym mam powiększony widok czatu i mogę swobodnie podpatrywać co się dzieje, reagować na trudności i odpowiadać na pytania słuchaczy.

Obszar nr 2 - Jak Cię widzą, tak Cię piszą.

Gdy już upewnisz się, że technika Ci sprzyja, warto zadbać o swój profesjonalny wizerunek.

1. Kluczowe jest, by dostosować strój do sytuacji.

Jeśli jest to wystąpienie dla grupy developerów z branży IT, to t-shirt będzie ok. Jeśli jednak kierujesz swoją prezentację do branży finansowej, to bez krawata raczej się nie obejdzie. Najczęściej jednak wystarczy tzw. business casual. Generalna zasada brzmi: Ubierz się tak jak na osobiste spotkanie z klientem, czy prezentację offline.

Uważaj na ubrania we wzory, szczególnie małe kratki, czy paski. Kamera nie lubi takich zestawień i może wystąpić nieprzyjemny dla oka efekt migotania, zwany profesjonalnie efektem moire.

Dół stroju też ma znaczenie, nawet jeśli nie jest widoczny. Wpływa to nie tylko na to, jak się czujesz, co przekłada się na sposób mówienia i interakcji, ale również na poczucie bezpieczeństwa, gdybyś przypadkiem miał wstać.

2. To co widać za Twoimi plecami też jest ważne.

Zadbaj nie tylko o swój wygląd, ale również o to co widać w tle. Prosta forma dalszego planu jest najlepsza. Przed wystąpieniem włącz kamerę, przetestuj różne miejsca w których możesz rozmawiać i wybierz to najbardziej estetyczne. Dla wystąpień najlepsze jest gładkie tło ponieważ nie rozprasza Twojego odbiorcy. Oczywiście jeśli w tle znajduje się jakiś ładny obiekt: obraz, czy ładne kwiaty, to wszystko jest ok. Sugeruję raczej, by było ze smakiem i nie rozpraszało słuchaczy.

Zdaję sobie sprawę, że prezentując z domu nie każdy ma odpowiednie warunki, dlatego jeśli łączysz się np. z sypialni, to pościel łóżko i posprzątaj jak tylko się da. Jeśli masz kawałek pustej ściany, to tez się świetnie nada na tło. Mój osobisty patent, to składany ekran, który w świecie offline służy jako tablica do projekcji slajdów. Stawiam go za swoimi plecami i odbiorca widzi tylko gładką, białą powierzchnię, a nie mnóstwo różnych rzeczy, które znajdują się za mną. Jednym z rozwiązań może być wirtualne tło dostępne w większości aplikacji. Z doświadczenia wiem jednak, że nie zawsze wygląda to estetycznie i profesjonalnie, a często rozprasza naszego rozmówcę.

3. Nawiązuj wirtualny kontakt wzrokowy.

W miarę możliwości staraj się większość czasu patrzeć w kierunku kamery. Ma to duże znaczenie interpersonalne, ponieważ nasz rozmówca ma wrażenie, że patrzysz mu w oczy, a to zdecydowanie budzi zaufanie i lepsze relacje. Pamiętaj jednak, że podczas rozmowy, czy wystąpienia w świecie offline nieustanny kontakt wzrokowy jest nienaturalny, dlatego od czasu do spójrz też na ekran komputera, np., by sprawdzić reakcję Twoich odbiorców. Samą kamerę najlepiej ustawić na wysokości oczu.

4. Zadbaj o dobre światło.

W miarę możliwości używaj rozproszonego światła dziennego, padającego prosto na Ciebie. Możesz ustawić się twarzą do okna. Unikaj jednak pełnych promieni słonecznych oraz światła, które pada z góry, z boku lub z tyłu. Jeśli nie masz takiej możliwości, a inwestowanie w profesjonalny sprzęt nie wchodzi w grę, zastosuj proste rozwiązania domowe. Zwykła lampka nocna lub biurowa ustawiona za okiem kamery sprawdzi się wystarczająco dobrze. Ustaw ją na wprost twarzy i przed połączeniem daj sobie chwile, by przyzwyczaić wzrok do takiego oświetlenia.

5. Mowa ciała.

Mimo, że widać Cię tylko częściowo, to Twoja mowa ciała nadal ma ogromne znaczenie. Jeśli lubisz gestykulować, to zadbaj o to, by było widać Twoją gestykulację. Ustaw kamerę tak, by było widać Twoje popiersie. Przestrzegam jednak przed zbytnim “machaniem rękami” blisko kamery. Jeśli to zrobisz, Twoje dłonie, będąc bliżej kamery, wydadzą się wielkie w stosunku do reszty ciała, a wygląda to dziwnie. Ponadto przy szybkiej gestykulacji kamera ma trudności ze złapaniem ostrości, co powoduje rozmazany obraz i niekorzystne odczucia wizualne. Pamiętaj też, by nie “bujać” się na boki. Z doświadczenia wiem, że opanowanie tych mini ruchów jest wymagające, ale da się to zrobić i zdecydowanie wpływa to na profesjonalny odbiór.

Pozostały nam jeszcze 2 obszary, o które koniecznie musisz zadbać podczas swojej prezentacji online. Zależy mi by ten artykuł był nie tylko praktyczny, ale też “zjadliwy”, dlatego kolejne obszary opiszę w drugiej jego części, która pojawi się za 2 tygodnie. Jeśli nie chcesz, by ominął Cię ten artykuł, czy inne ciekawe treści, zapisz się do newslettera. Od razu po publikacji otrzymasz powiadomienie o artykule.

Do zobaczenia/przeczytania
Łukasz